Le mail ou e-mail est un service de transmission des messages contenant des écrits, des documents, des photos… Avoir une adresse mail permet d’émettre et de recevoir des courriels gratuits à plusieurs reprises. Il suffit de disposer d'une adresse électronique ou d'un compte d’utilisateur permettant l’accès aux messages.
Cet outil de communication répond parfaitement aux besoins des entreprises ainsi que des particuliers. Il améliore la communication dans la vie quotidienne et surtout dans le monde professionnel.
Pourquoi avoir une adresse mail ? À quoi sert-elle ?
L’adresse e-mail est une chaîne de caractères qui permet d’acquérir les courriers électroniques dans la boîte mail. Une adresse courriel constitue trois éléments, dans cet ordre suivant :
- La partie locale, qui identifie une personne (michel56) ou un nom de service (info, commercial, contact) ;
- Le caractère séparateur (arobase) @ qui signifie at en anglais (à ou chez) ;
- L’adresse du serveur, en général c’est le nom de domaine déterminant l’entreprise hébergeant la boîte électronique (exemple.com, exemple.net, exemple.org).
Les fonctionnalités de base sont l’envoi et la réception des messages via internet. Le courrier électronique effectue la majeure partie du trafic des réseaux. Pour envoyer un message au destinataire à l’autre bout du monde, il faut connaître son adresse électronique. Et l’émetteur doit posséder également une telle adresse mail. De plus, la boîte de réception des mails possède un grand espace de stockage le mieux adapté. Elle peut mémoriser plus de données volumineuses. Si vous souhaitez avoir une adresse email professionnelle, vous devez suivre certaines astuces pour réussir les échanges personnels ou professionnels.
Quelle est la différence entre une adresse mail personnelle et professionnelle ?
Tout le monde peut profiter des messageries gratuites, mais la différence entre le compte personnel et professionnel est le nom de domaine utilisé. Les adresses e-mail gratuites sont créées à partir des fournisseurs de messagerie tels que Gmail, Hotmail, Yahoo, MSN, etc.… Tandis que les adresses email professionnelles sont reliées au nom de domaine (un nom d’une société).
Pour les entreprises, il est fortement recommandé d’avoir une adresse mail professionnelle rattachant à son propre nom de domaine (de sa marque ou de son site). Cela permet d’augmenter la crédibilité de votre entreprise. En effet, une adresse mail pro rassure les fournisseurs et les clients. C’est pourquoi l’achat d’un nom de domaine est très sérieux pour les interlocuteurs.
Une autre raison, les arnaqueurs, ils peuvent transmettre un devis provenant d'un « xxx@yahoo.com ». Il est possible que ce genre de message se glisse souvent dans une boîte de spams au quotidien. Pour éviter la confusion, il est nécessaire de créer un email pro comme « xxx@nom-de-la-marque.com » afin d’établir la confiance entre l’entreprise et les prospects. L’interlocuteur s’attire par votre nom de domaine à une adresse courriel comme « xxx@nom-de-domaine.com ».
Comment créer un email professionnel ?
Créer un email professionnel n’est pas si difficile, il y a juste quelques étapes à suivre :
D’abord, il faut choisir votre nom de domaine, si vous n’avez pas encore. Ce nom servira de connecteur pour vos adresses électroniques. Il est important aussi de vérifier le dernier caractère comme VotreEntreprise.com. En fait, les sociétés locales optent pour le domaine avec le code de pays, par exemple : France (.fr) et Danemark (.dk). Et après, le format de vos adresses e-mail peuvent devenir comme « info@VotreEntreprise.fr ». Pour le cas d’une entreprise familiale ou une marque personnelle, vous pouvez mettre votre nom de famille sur votre nom de domaine pour que votre adresse courriel ressemble à « maria@Nomdefamille.fr » ou « marc@Nomdefamille.fr ». Pour une touche personnalisée, vous pourrez avoir une adresse mail comme « demandez-nous@exemple.ninja » ou « bonjour@Prénomnom.concepteur ».
Ensuite, pensez à ajouter un package d'hébergement de messagerie pour votre domaine, et vous serez tranquille pendant un an. Une fois que vous avez choisi le forfait adapté à vos besoins, passez à la configuration de vos adresses mail afin de pouvoir l’utiliser. Si vous avez eu des difficultés durant la création, n’hésitez pas à demander une aide auprès de l’hébergeur.
Comment rédiger un bon contenu de mail professionnel ?
Le contenu d’un courrier électronique dépend des idées de message à envoyer que ce soit personnel ou professionnel. Pourtant, il est conseillé d’écrire un mail formel, voici une astuce pour la rédaction des e-mails :
- Faites une salutation formelle : il faut être poli, et commencer votre e-mail avec une bonne formule. Utilisez par exemple : Madame, Monsieur,…
- Présentez-vous et expliquez pourquoi vous envoyez le mail. N’oubliez pas d’écrire l’objet de votre e-mail pour qu’il soit remarquable et considérable dans la boîte mail de destinataire.
- Rédigez bien le message de manière formel. Et choisissez bien également les types de phrases à utiliser.
- Mettez une formule de conclusion à la dernière phrase. Un e-mail pro se termine souvent avec une formule clé et
- Relisez l’e-mail, et corrigez les fautes d’orthographe s’il y en a. Avant de cliquer sur le bouton « envoyer », n’oubliez pas de mettre votre signature et d’insérer les documents importants.