Ces dernières années, les outils de gestion de documents sont devenus très appréciés dans les entreprises de toutes tailles. De son utilisation, découlent de nombreux avantages pour faciliter la performance et la gestion des opérations dans une entreprise.
En quoi consiste un logiciel GED ?
Un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) est un système informatique destiné à la gestion de documents numériques en ligne. Cet outil s’intègre au système informatique d’une entreprise ; il est généralement disponible sur différents supports (ordinateurs, smartphones, tablettes…). Idéale pour accompagner les entreprises dans les différentes étapes de leur transition au numérique, cette solution logicielle permet la dématérialisation du patrimoine documentaire d’une entreprise et la gestion de différents types de documents (factures, signature numérique, envoi et suivi de fichiers, workflow…). Ces systèmes s'adaptent tout aussi bien à une petite, moyenne qu'à une grande entreprise. Pour obtenir plus d’informations sur ce sujet, vous pouvez consulter le site de spécialistes en solutions informatiques et digitales en entreprises : idinfo-25.fr.Quelles sont les fonctionnalités et/ou outils qu’utilise la GED ?
Ce logiciel de gestion de documents (GED) se sert de différentes fonctionnalités et outils pour gérer tous les cycles de vie des fichiers numériques. Plus précisément … • la création de documents numérisés. • l’acquisition et l’indexation de ces documents ;- l’organisation des fichiers électroniques et leur stockage ;
- la gestion des opérations de sécurité des données grâce au portail sécurisé ;
- l’archivage électronique de documents tout au long de la période de conservation.
- les fonctions de navigation et de classement ainsi que la disponibilité d’un moteur de recherche performant simplifient l’identification, l’extraction et le stockage de données particulières.
Aujourd’hui, communiquer efficacement au sein d’une équipe et avec les autres intervenants constitue un enjeu majeur dans toute société ou entreprise. Un outil ged propose des services qui simplifient la communication. Entre autres possibilités, il est en mesure de participer efficacement à la diffusion de documents vers l’extérieur. Il peut acheminer un fichier par lien hypertexte (lien traçable éventuellement, qui nécessite ou non une licence d’utilisateur) ; il peut être utilisé pour les envois de documents à l’unité, par courriel, ou en courrier de masse ou encore par courrier en éditique. Il convient aux envois pour signature électronique. Un envoi peut être effectué vers un "coffre-fort" informatique (bulletins de salaire, factures…). Il est tout aussi idéal pour gérer et structurer les contenus des projets, puis gérer la communication à l’interne comme à l’externe les concernant.
Quels sont les avantages à utiliser la GED dans une entreprise ?
De nombreux d’avantages sont reliés à l’utilisation de logiciels GED dans une société. •le gain de temps, ce qui lui permet d’augmenter sa productivité et de réduire certains coûts ;- la centralisation des documents dématérialisés touchant les opérations de l’entreprise ; •la dématérialisation des signatures (devis, contrats, ententes…) ; ce qui permet d’éviter des déplacements inutiles et les dépenses qui en découlent ;
- ce système facilite la collaboration tant au bureau qu’en télétravail ; •il contribue à la sécurité du patrimoine documentaire de l’entreprise ;
- il est conforme aux normes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ;
- c’est une solution mobile qui peut être utilisée à partir de n’importe quel terminal;
- les projets gérés en GED permettent à une organisation, entreprise privée ou publique, de réaliser des gains en qualité et en rapidité.
Les logiciels GED peuvent aussi prendre en charge la reconnaissance automatique de fichiers et procéder à l’extraction de données particulières (fonctions LAD-RAD) ; en tant qu'outil de gestion documentaire, un logiciel de ce type est apte à effectuer de la recherche précise sur différents éléments même s’ils sont inclus dans des documents archivés. Récemment, de nouvelles solutions GED favorisent le contexte de travail collaboratif via des échanges (tchats) documentaires ou des outils d’annotation en calques appliqués sur certains documents. La traçabilité complète des actions entreprises – disponible en tout temps – constitue un autre avantage appréciable. Pour résumer, cet outil de gestion et numérisation de documents participe à un grand nombre de processus : création, édition, finalisation, collaboration, échange d’informations, capitalisation, archivage, stockage…). Grâce à ce système, les collaborateurs et la direction peuvent travailler ensemble, échanger de l’information et des commentaires entre collègues et avec leurs partenaires. Ce qui facilite l’optimisation du temps de travail et des tâches de chacun. Pour vous assurer d'installer ce système dans votre organisation, de manière à ce qu'il soit vraiment adapté à vos activités, n'hésitez pas à faire appel au savoir-faire et à l'expérience de professionnels du domaine de la digitalisation et de la transformation numérique en entreprise.